Zaloge materiala se v podjetju pojavijo takrat, ko inputi ter vmesni in končni outputi proizvodnega procesa niso takoj uporabljeni. Kar pomeni da, če nabavite večje količine proizvodnega materiala, ki ga sicer potrebujete za izdelavo različnih izdelkov, ki jih boste izdelovali nekaj tednov ali mesecev, imate v svojem podjetju tudi zaloge.
Ko na vrata potrka inšpekcija
V nekaterih podjetjih so prepričani, da zalog nimajo. ponekod pa celo zmotno mislijo, da jim podrobne evidence ni potrebno voditi, pojasnjuje Urška Trobej, direktorica podjetja Računovodsko izobraževalno središče. Potem pa se v podjetju oglasi davčni inšpektor in ob pregledu ugotovi, da ima podjetje veliko preveč prikazanih stroškov, kot bi jih smelo imeti. Posledica? Podjetju se naložijo povečana davčna osnova in s tem višja davčna obveznost, plačilo zamudnih obresti in globa.
Globe do 30 tisoč evrov, v večjih podjetjih tudi 300 tisoč evrov!
Globe za srednja in velika podjetja se načeloma sicer gibljejo med 3.200 in 30 tisoč evri. Pri podjetju s sedmimi milijoni evrov prihodka ter okoli 50 tisoč evrov čistega dobička, lahko globa v vrednosti 30 tisoč evrov tako požre skoraj ves letni dobiček. Pri čemer Urška Trobej opozarja, "globa je lahko še višja pri večjih podjetjih, tudi do 300 tisoč evrov, v primeru, da gre za hujši prekršek v smislu protipravne premoženjske koristi.
Kako torej voditi evidenco zalog materiala v podjetju? Na podlagi plačanih računov ob prejetju materiala zagotovo ne! Zakaj? Gre namreč za neke vrste investicijo v podjetje, ki jo kasneje uporabite za ustvarjanje prihodkov v podjetju in ne za strošek, ki podjetju prinaša minus.
Najprimernejši knjigovodski listini za evidentiranje zalog materiala v podjetju sta prejemnica, v kateri med drugim popišemo prejeto količino materiala, ceno in vrednost. Ko podjetje zaloge porabi za izdelavo polizdelkov ali končnih izdelkov pa mora izpolniti izdajnico, ki predstavlja porabo in preoblikovanje ene oblike zaloge v drugo.